Écrits professionnels : définitions et conseils pour rédiger comme un pro !

Mail, compte-rendu de réunion, lettre de motivation ou encore article web… Quel que soit le métier que vous pratiquez, les écrits professionnels font partie intégrante de votre environnement de travail. Ils sont vecteurs d’information, jouent un rôle de mémoire et aident à comprendre des idées ou des situations.

Mais s’ils servent tous un objectif commun de communication, ces écrits possèdent chacun leurs spécificités et leur public cible. Bien les maîtriser, c’est s’assurer que le message passe !

Dans cet article, on fait le point sur les différents écrits professionnels et on vous partage quelques conseils pour rédiger des textes de qualité.

Qu’entend-on par « écrits professionnels » ?

Pour répondre à cette question, il nous semble d’abord important de faire le parallèle avec un autre type d’écrits que l’on rencontre au quotidien : les écrits littéraires. En apparence, la pratique peut sembler identique. Pourtant, les conditions d’écriture et la finalité du texte s’opposent en tous points.

L’écrit professionnel est un texte pratique

Les écrits professionnels regroupent tous les textes que l’on peut lire et produire dans le cadre du travail. Qu’il soit interne ou externe à l’entreprise, il s’agit avant tout d’un écrit utile. Il sert à communiquer sur sa structure et ses activités de manière claire, simple, pratique.

Si les écrits professionnels peuvent prendre des formes variées, ils servent tous des objectifs de communication précis :

• informer,
• expliquer,
• convaincre,
• vendre,
• fidéliser,
• conserver une trace, garder en mémoire…

Pour ces raisons, l’écrit professionnel s’adapte toujours à un public cible. Il est fait pour être lu et compris par un interlocuteur bien identifié. Dans la plupart des cas, il appelle une action en retour (réponse, achat, etc.).

L’écrit littéraire est un exercice de style

L’écrit littéraire cherche quant à lui à susciter une émotion de manière originale, dans un « style » particulier. Les textes littéraires, comme les contes ou les romans, réveillent nos sentiments. Ils font travailler notre imagination, nous permettent de voyager, de rire et parfois même, de pleurer.

Dans les écrits littéraires, les auteurs peuvent jouer sur les mots et travailler leurs phrases de manière à produire des textes plaisants à lire et à réciter. En ce sens, l’écrit littéraire est une production artistique. 

Bien sûr, certains textes littéraires font passer des messages, mais ils n’ont pas pour vocation d’être « utiles » ou de nous pousser à l’action. Ils sont sujets à l’interprétation, tout ce qu’un écrit professionnel n’est pas.

Les différentes catégories d’écrits professionnels

Il n’existe pas de classification officielle des écrits professionnels. Pour beaucoup, il s’agit surtout de documents produits dans les institutions (compte-rendu, synthèse, note…), donc des « écrits institutionnels ». Mais si on se raccroche à la définition donnée plus haut, alors on est bien loin du compte !

On vous propose donc un regroupement qui selon nous montre toute l’étendue des contenus que vous pouvez être amenés à rencontrer ou produire dans votre métier :

• Les courriers administratifs : mail, note de service, CV, lettre de motivation etc.
• Les documents de communication : communiqué et dossier de presse, bulletin d’information, journal et magazine d’entreprise etc.
• Les contenus web : article de blog, page de site internet, publication de réseaux sociaux, fiche produit, newsletter etc.
• Les documents commerciaux : brochure, flyer, plaquette d’entreprise, dépliant etc.
• Les écrits scientifiques : fiche technique, règlement, mode d’emploi, livre blanc, manuel etc.

Conseils pour des écrits professionnels de qualité

Pour écrire des documents professionnels et efficaces, un mot d’ordre : soignez le fond autant que la forme !

Maîtriser la langue française

Disons le clairement, il n’est pas nécessaire de posséder une « plume » pour écrire un mail ou même un article web. En revanche, même s’il ne s’agit pas d’un exercice de style, écrire un texte professionnel est quand même tout un art.

En effet, la rédaction professionnelle demande de maîtriser correctement la langue française, aussi bien au niveau de la grammaire que de la conjugaison ou de l’orthographe. Et ce n’est pas chose aisée quand on connaît les complexités de la langue de Molière !

Le champ lexical, la syntaxe et la ponctuation ne sont pas non plus à prendre à la légère. Pour être sûr que le message passe, il faut choisir les bons mots et les assembler correctement de manière à former des phrases cohérentes et adaptées au lecteur.

Bien-sûr, c’est plus facile pour certains que pour d’autres. Mais nous sommes persuadés qu’avec de la pratique, des outils pertinents et de bonnes méthodes, bien rédiger est à la portée de tous !

Se libérer du carcan scolaire

Tout au long de notre scolarité, on nous a habitué à rédiger des dissertations et autres compositions en respectant des méthodologies strictes et en déployant les procédés stylistiques. Mais une fois qu’on a un pied dans le monde du travail, on se rend compte que ces écrits ne fonctionnent pas. Pourquoi ? Tout simplement parce que les objectifs ne sont pas les mêmes !

Il faut donc réussir à se dégager de ces productions scolaires pour aller vers plus de simplicité rédactionnelle. N’oubliez pas qu’en contexte professionnel, votre destinataire court souvent après le temps. Il n’accordera que quelques minutes à votre mail ou votre lettre de motivation.

C’est pourquoi, quel que soit votre objectif ou votre support, vous devez aller droit au but. L’écrit professionnel se doit d’être court, clair et précis. C’est le trio gagnant pour que le lecteur :

• comprenne rapidement de quoi il est question,
• retienne facilement les informations,
• puisse agir le cas échéant.

Respecter l’univers graphique et éditorial de l’entreprise

Si les mots sont importants, sachez qu’en communication professionnelle, le visuel l’est tout autant ! Pensez à respecter les chartes graphique et éditoriale de l’entreprise, qui assurent toutes deux un rôle d’identification de l’auteur.

Un document qui reprend le logo, le code couleurs et la typographie de l’entreprise permet au destinataire de reconnaître, en un clin d’œil, l’expéditeur du message.

La charte éditoriale, définie en fonction du public cible, garantit quant à elle une bonne compréhension du message et uniformise la communication sur tous les supports de l’entreprise. En quelques mots, on peut vite savoir à qui on a à faire !

Enfin, n’oubliez pas que pour être déchiffrés et compris, vos écrits doivent être lisibles. Prenez donc soin d’aérer vos paragraphes, de mettre vos informations clés en gras ou encore d’utiliser des listes à puces pour vos énumérations. Vos lecteurs ne vous en seront que plus reconnaissants ! 

Sources pour la rédaction de cet article :

• Anne Vervier – Rédaction Claire – 40 bonnes pratiques pour rendre vos écrits clairs et conviviaux
• Jeanne Bordeau – La boîte à outils des écrits professionnels
• Bien écrire au travail – Pas besoin d’être un littéraire pour bien-écrire au travail !

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